Membuat Surat Lebih Mudah Dengan Fitur Mail Merge

Apa itu Mail Merge??? Mail Merge adalah salah satu fitur dari Microsoft Word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam membuat dokumen dalam satu template dengan beberapa data berbeda, seperti nama, alamat, jenis kelamin, dll.

Mail Merge sangat membantu mempermudah pekerjaan dan tentunya dapat menghemat waktu kita. Fitur ini biasa digunakan oleh para sekretaris dan admin untuk membuat surat, sertifikat, amplop, dan lain-lain dalam jumlah yang banyak.

Dalam menggunakan fitur ini kita membutuhkan sebuah template dokumen dan sebuah database yang berisi data-data yang kita butuhkan di dalam dokumen tersebut. Sebagai contoh, Saya akan membuat surat dengan menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word 2010.

• Pertama, Siapkan database yang berisi data-data yang kita butuhkan terlebih dahulu dengan menggunakan program Microsoft Excel 2010 agar lebih mudah. Contoh : buatlah tabel dengan berisikan data nama, kelas, NISN, dll. Lalu simpan dengan nama database.xls (simpan dalam format .xls jangan dalam .xlsx)

• Selanjutnya, buka program Microsoft Word 2010, pilih menu Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard…, lalu di sebelah kanan akan muncul menu langkah-langkah pembuatan Mail Merge, pilih Letters lalu klik next.

• Tahap selanjutnya yaitu menyiapkan template surat yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Mail Merge. Kita bisa menggunakan template surat yang telah ada atau membuat baru (di sini saya akan menggunakan template surat yang telah ada). Pilih Start from existing document>pilih (More files…) dan klik Open…>lalu pilih file yang ingin kita gunakan dan klik Open>lalu klik next.

• Tahap selanjutnya yaitu memasukan database yang telah kita siapkan sebelumnya. Pilih Use an existing list>Browse>pilih file database.xls yang telah disiapkan tadi lalu klik Open>lalu klik next.

• Selanjutnya kita tinggal mencocokkan letak database kedalam dokumen dengan mengklik More items>sesuaikan letak database yang akan dimasukkan lalu klik insert kemudian close, ulangi langkah ini untuk item lainnya>lalu klik next>next lagi>lalu close Mail Merge Wizardnya dengan mengklik tanda silang kecil di ujung. 

 

Demikianlah cara membuat surat lebih mudah dengan fitur Mail Merge di Microsoft Word 2010. Hasilnya dapat kita lihat dengan mengklik tanda panah next/ prev maka data pun akan berubah sesuai dengan database yang kita masukan tadi.

Dokumenpun siap dicetak atau dikirim via email.

Semoga bermanfaat dan selamat mencoba! ^_^